Cum câștigi timp

Cum câștigi timp

Marile revoluții s-au datorat automatizării. Industrializarea, digitalizarea, toate au contribuit la o evoluție exponențială a omenirii. Prin experiență și înțelegerea proceselor, oamenii au reușit să creeze reguli care să le scurteze timpii de lucru și să le confere aceleași rezultate mai rapid. Astfel, automatizând, au început să aibă timp și pentru alte aspecte ale vieții lor și, în altă ordine de idei, să facă mai mult în mai puțin timp.

Pentru că la EXPROM lucrăm cu informații contabile, șabloanele de lucru ne sunt de un real folos și am creat baze de date pe specificul fiecărui proces. Centralizate, informațiile au devenit mai ușor de urmărit, de verificat, de analizat și ușor de sintetizat în modele de raportare unitară, mulate pe cerințele de management specifice fiecărui client.

Cum orice activitate presupune executarea unui set de procese cu recurență cel puțin lunară, unele etape se dovedesc redundante și mari consumatoare de timp.

Astfel, la EXPROM am dezvoltat instrumente de lucru și de analiză financiară ce constituie suport pentru management, pliate pe nevoile clienților noștri, destinate să reducă semnificativ timpii de acces la informație pentru manageri.

Este mult mai ușor să planifici fluxurile monetare dacă ai un instrument care centralizează informația contabilă privind sumele de încasat sau de plătit pe scadențe viitoare, dispuse calendaristic și e la fel de ușor să afli și pe ce ai cheltuit banii până acum, dacă clienții tăi nu respectă termenele de plată sau depășesc plafoanele de comenzi. Din acest motiv am creat instrumentul Money Control Board, la care de curând am adăugat o machetă pentru urmărirea execuției contractuale.

Pe parcursul analizelor financiare efectuate pentru clienții noștri, am identificat niveluri ridicate al stocurilor raportat la nevoile ciclului operațional, fapt ce bloca importante sume de bani din ciclul operațional.  Pentru a simplifica procesul de optimizare al stocurilor am creat instrumentul Supply Management, care centralizează necesarele, calculează timpii optimi de livrare și nivelul minim al stocurilor tampon.

Pentru că timpul e prețios pentru fiecare din noi, am identificat nevoia unui instrument pentru evidența pontajului pe ture de lucru pentru clienții noștri cu mai multe locații. Cu Pontaj Direct am scurtat timpii de întocmire a pontajelor, automatizând calculul orelor lucrate în foaia colectivă de prezență. Centralizând orele nelucrate într-un tablou unitar, instrumentul permite generarea de rapoarte individuale pe salariat privind prezența la muncă.

Cu instrumente personalizate create pe o structura unitară, timpul de raportare se reduce doar la actualizarea bazei de date. Procesul de sintetizare a informației se face automat, riscul erorilor de calcul este eliminat, iar structura raportului, pliată pe nevoile de informare, este aceeași pentru fiecare raportare.

Un beneficiu real resimțit în utilizarea acestor instrumente este uniformizarea raportării și comparabilitatea în timp a informațiilor. Datorită bazei de date actualizată periodic, instrumentele facilitează compararea evoluției pe intervale de timp a indicatorilor analizați, sub formă de grafice sugestive, aducând un plus raportărilor lunare.

mm
Raluca Șandru
Raluca Șandru este Analist Financiar Exprom, cu 16 ani de experiență în domeniul financiar. Aceasta are studii aprofundate în Controlul și Managementul Financiar și a dezvoltat instrumentele de suport în Managementul Financiar, disponibile exclusiv la Exprom.