Rolul tehnologiei în eficientizarea muncii

O statistică mondială spune că orice activitate presupune 80% efort pentru 20% eficiență. Acest fapt l-ai simțit și tu atunci când a trebuit să realizezi lunar un raport sintetizat, bazat pe un set de date extras dintr-un soft specializat.

De ce?

Ai generat raportul – asta a durat 2 minute. În cazul în care ai nevoie de mai multe rapoarte timpul se mărește proporțional.

Având structurat în minte cum vrei să arate, prelucrarea datelor din acest moment poate dura și câteva ore până la obținerea rezultatului final dorit.

Când frecvența utilizării acestui raport este lunară, vei ști cât timp îți va consuma lună de lună pentru a parcurge pașii creării lui până la forma finală.

Acesta este doar un exemplu, dar este și principalul motiv pentru care preocuparea actuală a experților este de a automatiza munca repetitivă.

Specialiștii au ajuns la concluzia că, într-o companie personalul administrativ consumă lunar mai mult de 50% din timp pentru prelucrarea datelor privind raportările lunare. Astfel, au creat baze de date adaptate modelului de raportare dorit și au automatizat prelucrarea și preluarea informațiilor din baza de date, pe o machetă unică de raportare, folosind formule de calcul.

Cele câteva ore necesare prelucrării fiecărui tip de raport s-au redus la 5-10 minute necesare pentru interogarea bazei de date. Folosind o machetă unică de raportare acuratețea informațiilor este garantată, riscul de eroare umană fiind eliminat.

Specialiștii au constatat că, lucrând cu astfel de machete personalizate pe nevoia de raportare, procentele de eficiență se inversează …20% efort pentru extragerea datelor și …80% timp câștigat prin standardizarea și automatizarea rapoartelor.

Cum?

Soluția este mult mai la îndemână decât îți închipui și nu este întotdeauna nevoie de ajutorul unui programator pentru asta.

Majoritatea soft-urilor permit exportul rapoartelor în Excel, funcționând pe același principiu, rapoartele vor avea aceeași structură indiferent de intervalul de interogare ales la fiecare export. Astfel, cu ajutorul Tabelelor de calcul, se adaugă lunar informația exportată din softul contabil și se creează baza de date pentru realizarea raportului final.

Din acest moment se format-ează macheta de raport în forma dorită, iar preluarea și prelucrarea datelor din baza de date se va face prin utilizarea formulelor de calcul prestabilite din Excel, în mod automat, la selectarea lunii de referință. Timpul alocat lunar prelucrării manuale a raportului va fi câștigat.

Modelul de bază de date se poate folosi și pentru comprimarea automată a informațiilor de pe formulare de evidență similare (jurnale operaționale, bugete, programări de plăți, ș.a).

Exemplu: reunirea în mod automat, într-o singură bază de date a rapoartelor interne de vânzări din mai multe puncte de lucru/agenți și realizarea de grafice de evoluție comparative.

Cu ajutorul bazelor de date se pot crea formulare/etichete care să preia automat informațiile într-un formular predefinit.

Exemplu: personalizarea adreselor de informare către clienți privind unele clauze contractuale specifice, legat de termene de execuție sau scadențe depășite. Formularul preia informațiile din baza de date și generează automat câte un formular personalizat pentru fiecare linie selectată.

Dacă modul de lucru în Excel nu îți este familiar, e mult mai la îndemână să apelezi la un serviciu externalizat care să creeze pentru tine acest tip de machete personalizate pe nevoile tale de informare, pe care să le poți actualiza singur, fără a mai fi necesar suport lunar.

Echipa EXPROM susține permanent activitatea partenerilor săi prin crearea de rapoarte automatizate, adaptate nevoii lor de informare.