O statistică mondială spune că orice activitate presupune 80% efort pentru 20% eficiență. Acest fapt l-ai simțit și tu atunci când a trebuit să realizezi lunar un raport sintetizat, bazat pe un set de date extras dintr-un soft specializat.

De ce?

Ai generat raportul – asta a durat 2 minute. În cazul în care ai nevoie de mai multe rapoarte timpul se mărește proporțional.

Având structurat în minte cum vrei să arate, prelucrarea datelor din acest moment poate dura și câteva ore până la obținerea rezultatului final dorit.

Când frecvența utilizării acestui raport este lunară, vei ști cât timp îți va consuma lună de lună pentru a parcurge pașii creării lui până la forma finală.

Acesta este doar un exemplu, dar este și principalul motiv pentru care preocuparea actuală a experților este de a automatiza munca repetitivă.

Specialiștii au ajuns la concluzia că, într-o companie personalul administrativ consumă lunar mai mult de 50% din timp pentru prelucrarea datelor privind raportările lunare. Astfel, au creat baze de date adaptate modelului de raportare dorit și au automatizat prelucrarea și preluarea informațiilor din baza de date, pe o machetă unică de raportare, folosind formule de calcul.

Cele câteva ore necesare prelucrării fiecărui tip de raport s-au redus la 5-10 minute necesare pentru interogarea bazei de date. Folosind o machetă unică de raportare acuratețea informațiilor este garantată, riscul de eroare umană fiind eliminat.

Specialiștii au constatat că, lucrând cu astfel de machete personalizate pe nevoia de raportare, procentele de eficiență se inversează …20% efort pentru extragerea datelor și …80% timp câștigat prin standardizarea și automatizarea rapoartelor.

Cum?

Soluția este mult mai la îndemână decât îți închipui și nu este întotdeauna nevoie de ajutorul unui programator pentru asta.

Majoritatea soft-urilor permit exportul rapoartelor în Excel, funcționând pe același principiu, rapoartele vor avea aceeași structură indiferent de intervalul de interogare ales la fiecare export. Astfel, cu ajutorul Tabelelor de calcul, se adaugă lunar informația exportată din softul contabil și se creează baza de date pentru realizarea raportului final.

Din acest moment se format-ează macheta de raport în forma dorită, iar preluarea și prelucrarea datelor din baza de date se va face prin utilizarea formulelor de calcul prestabilite din Excel, în mod automat, la selectarea lunii de referință. Timpul alocat lunar prelucrării manuale a raportului va fi câștigat.

Modelul de bază de date se poate folosi și pentru comprimarea automată a informațiilor de pe formulare de evidență similare (jurnale operaționale, bugete, programări de plăți, ș.a).

Exemplu: reunirea în mod automat, într-o singură bază de date a rapoartelor interne de vânzări din mai multe puncte de lucru/agenți și realizarea de grafice de evoluție comparative.

Cu ajutorul bazelor de date se pot crea formulare/etichete care să preia automat informațiile într-un formular predefinit.

Exemplu: personalizarea adreselor de informare către clienți privind unele clauze contractuale specifice, legat de termene de execuție sau scadențe depășite. Formularul preia informațiile din baza de date și generează automat câte un formular personalizat pentru fiecare linie selectată.

Dacă modul de lucru în Excel nu îți este familiar, e mult mai la îndemână să apelezi la un serviciu externalizat care să creeze pentru tine acest tip de machete personalizate pe nevoile tale de informare, pe care să le poți actualiza singur, fără a mai fi necesar suport lunar.

Echipa EXPROM susține permanent activitatea partenerilor săi prin crearea de rapoarte automatizate, adaptate nevoii lor de informare.

The post Rolul tehnologiei în eficientizarea muncii appeared first on Exprom.

Acte normative:

• Codul muncii – reglementarea raporturilor de muncă
• Legea nr.213/2020 pentru modificarea și completarea Legii nr.53/2003 – Codul muncii
• Legea dialogului social nr.62/2011

 Terminologie

Conflictele de muncă, reprezintă, conform art.231 din Codul muncii conflictele dintre salariați și angajatori privind interesele cu caracter economic, profesional sau social ori drepturile rezultate din desfășurarea raporturilor de muncă.

Conflictele de muncă pot fi individuale sau colective.

Conflictele colective de muncă intervin între angajați și angajatori și au ca obiect începerea, desfășurarea sau încheierea negocierilor privind contractele colective de muncă.

Conflictele individuale de muncă reprezintă neînțelegerile intervenite în legătură cu încheierea, executarea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă.

Sunt considerate conflicte individuale de muncă:

• conflictele în legătură cu plata unor despăgubiri pentru acoperirea prejudiciilor cauzate de părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor stabilite prin contractul individual de muncă;
• conflictele în legătură cu constatarea nulității contractelor individuale de muncă ori a unor clauze ale acestora;
• conflictele în legătură cu constatarea încetării raporturilor de muncă ori a unor clauze ale acestora.

Procedura de conciliere

În vederea promovării soluționării amiabile și cu celeritate a conflictelor individuale de muncă, prin derogare de la prevederile art. 208 din Legea dialogului social nr.61/2011, la încheierea contractului individual de muncă sau pe parcursul executării acestuia, părțile pot cuprinde în contract o clauză prin care stabilesc că orice conflict individual de muncă se soluționează pe cale amiabilă, prin procedura concilierii.

Concilierea este modalitatea de soluționare amiabilă a conflictelor individuale de muncă, cu ajutorul unui consultant extern specializat în legislația muncii, în condiții de neutralitate, imparțiabilitate, confidențialitate și având liberul consimțământ al părților.

Consultantul extern specializat în legislația muncii, poate fi un avocat, un expert în legislația muncii sau, după caz un meditator specializat în legislația muncii, care prin rolul să activ, va stărui ca părțile să acționeze responsabil pentru stingerea conflictului, cu respectarea drepturilor salariaților recunoscute de lege sau stabilite prin contractele de muncă.

Părțile au dreptul să își aleagă în mod liber consultantul extern.

Oricare dintre părți se poate adresa unui consultant extern în vederea deschiderii procedurii de conciliere.

În scopul deschiderii procedurii de conciliere, oricare dintre părți se poate adresa consultantului extern, transmițându-i celeilalte părți o invitație scrisă, prin  mijloacele de comunicare prevăzute în contractul individual de muncă. Data începerii procedurii de conciliere nu poate depăși 5 zile lucrătoare de la data comunicării invitației.

În cazul în care, ca urmare a dezbaterilor, se ajunge la o soluţie, consultantul extern va redacta un acord care va conţine înţelegerea părţilor şi modalitatea de stingere a conflictului. Acordul va fi semnat de către părţi şi de către consultantul extern şi va produce efecte de la data semnării sau de la data expres prevăzută în acesta.

Procedura concilierii se închide prin întocmirea unui proces-verbal semnat de către părţi şi de către consultantul extern, în următoarele situaţii:

a) prin încheierea unei înţelegeri între părţi în urma soluţionării conflictului;

b) prin constatarea de către consultantul extern a eşuării concilierii;

c) prin neprezentarea uneia dintre părţi la data stabilită în invitaţie.

În cazul în care părţile au încheiat numai o înţelegere parţială, constatarea eșuării concilieri sau neprezentării uneia dintre părți, orice parte se poate adresa instanţei competente în vederea soluţionării în totalitate a conflictului individual de muncă.

Introducerea unei clauze de conciliere într-un contract individual de muncă este opțională. Părțile nu sunt obligate să recurgă la conciliere înainte de a se adresa Instanței de judecată ținând cont de faptul că legiuitorul nu a prevăzut expres o competență exclusivă în sarcina conciliatorului, dacă există o clauză de conciliere în contractul individual de muncă.

The post Concilierea conflictelor de muncă appeared first on Exprom.

Acordarea zilelor libere pentru părinți în situația în care se limitează sau se suspendă activitățile didactice   

30.10.2020

Acte normative:

·       Legea nr. 19/14.03.2020 privind acordarea unor zile libere părinților pentru supravegherea copiilor, în situația închiderii temporare a unităților de învățământ;

·       Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 147/27.08.2020 privind acordarea unor zile libere pentru părinți în vederea supravegherii copiilor, în situația limitării sau suspendării activităților didactice care presupun prezența efectivă a copiilor în unitățile de învățământ și în unitățile de educație timpurie antepreșcolară, ca urmare a răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2;

·       Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 182/27.10.2020 pentru completarea Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 147/27.08.2020;

Având în vedere faptul că, în această perioadă, provocarea cea mai importantă rămâne combaterea și limitarea efectelor crizei COVID-19 asupra sănătății și economiei, fapt care impune adoptarea unor măsuri de redresare economică și de sprijin pentru populație, au fost adoptate acte normative care reglementează acordarea zilelor libere părinților pentru supravegherea copiilor.

Astfel, în situația în care activitatea didactică în unitățile de învățământ, inclusiv în cele de educație antepreșcolară, se desfășoară în scenariile 2 și 3, respectiv prezența prin rotație la școală sau exclusiv online, angajatorii au obligația să acorde zilele libere dacă angajatul solicită acest drept.

În acest context, legiuitorul a reglementat acest domeniu prin două acte normative diferite care permit părinților salariați să solicite angajatorului zile libere plătite pentru supravegherea copiilor sub 12 ani, în situațiile când aceștia nu merg la școală:

• Legea nr. 19/2020 permite acordarea liberelor atunci când se suspendă cursurile sau se închid temporar școlile și creșele ca urmare a condiţiilor meteorologice nefavorabile sau a altor situaţii extreme decretate astfel de către autorităţile competente cu atribuţii în domeniu.
• Având în vedere faptul că Legea nr. 19/2020 este general valabilă și face referire la situații neprevăzute, a fost adoptată Ordonanța de urgență nr. 147/2020 care permite acordarea zilelor libere atunci când se limitează sau se suspendă activitățile didactice ce presupun prezența fizică a copiilor în școli și în creșe, din cauza epidemiei de coronavirus.

Condiții pentru acordare 

Pentru acordarea zilelor libere părinții trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

1. au copii cu vârsta de până la 12 ani sau au copii cu dizabilități cu vârsta de până la 26 de ani, înscriși în cadrul unei unități de învățământ sau de educație timpurie antepreșcolară;
2. celălalt părinte nu beneficiază, la rândul său, de zile libere.

Situații în care nu se acordă zile libere

Nu se acordă zile libere în cazul în care unul dintre părinți, se află în una sau mai multe dintre următoarele situații:

1. este în concediu pentru creștere copil;
2. este asistentul personal al unuia dintre copiii aflați în întreținere;
3. se află în concediu de odihnă/concediu fără plată;
4. are raportul de muncă suspendat pentru întreruperea temporară a activității angajatorului (somaj tehnic);
5. nu realizează venituri din salarii și asimilate salariilor, venituri din activități independente, venituri din drepturi de proprietate intelectuală, venituri din activități agricole, silvicultură și piscicultură, supuse impozitului pe venit.

Întrucât în OUG 147/2020 nu a fost prevăzută desfășurarea activității în regim de telemuncă, a fost adoptată și publicată în Monitorul Oficial OUG 182/2020 la data de 27 octombrie 2020, prin care completează condițiile de acordare a zilelor libere.

Noul act normativ stabilește că în situaţia în care activitatea didactică  în unitățile de învățământ, inclusiv în cele de educație antepreșcolară și preșcolară, se desfășoară în scenariile 2 și 3, respectiv prezența prin rotație la școală sau exclusiv online, numărul zilelor libere se acordă în funcție de perioada prevăzută de hotărârea Comitetului județean pentru situații de urgență/Comitetului Municipiului București pentru situații de urgență.

Măsura se aplică și pentru părintele sau reprezentantul legal care are în îngrijire, supraveghere și întreținere unul sau mai mulți copii școlarizați, cu boli cronice pentru care medicul de familie și/sau medicul specialist au emis adeverințe pentru realizarea educației la distanță, în contextul pandemic actual.

În acest caz, părintele va depune la angajator – pe lângă cererea de acordare a zilelor libere, copia certificatului de naştere al copilului și declaraţia pe proprie răspundere a celuilalt părinte că nu a beneficiat de zile libere potrivit ordonanței de urgență – și o copie a adeverinței eliberate de medicul de familie și/sau medicul specialist.

Totodată, Guvernul a hotărât că, pentru situațiile în care s-a stabilit aplicarea scenariului 2 sau 3,  zilele libere plătite pentru părinți se acordă numai după epuizarea opțiunilor prevăzute de reglementările legale în vigoare pentru desfășurarea activității prin telemuncă sau muncă la domiciliu, dacă locul de muncă al părintelui permite acest lucru.

Dacă există posibilitatea de desfășurare a muncii de la domiciliu sau în regim de telemuncă, există obligația implementării acestui sistem, înainte de a se acorda zilele libere pentru părinți.

Angajații sistemului național de apărare, ordine publică și securitate națională, angajații din penitenciare și personalul din uniățile sanitare nu beneficiază de zile libere pentru supraveghere copii.

Beneficiind astfel de o majorare la salariu calculată conform prevederilor legale specifice ce reglementează acordarea învoirilor/permisiilor/zilelor libere plătite și se suportă din bugetele din care se suportă drepturile salariale de bază.

 Plata și decontarea indemnizației

Indemnizația pentru fiecare zi liberă acordată se plătește din capitolul aferent cheltuielilor de personal din bugetul de venituri și cheltuieli al angajatorului și este în cuantum de 75% din salariul de bază corespunzător unei zile lucrătoare, dar nu mai mult de corespondentul pe zi a 75% din câștigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurărilor sociale de stat, respectiv 5429 lei.

Indemnizația este în sumă brută și este supusă impozitării și plății contribuțiilor de asigurări sociale, de asigurări sociale de sănătate, precum și plății contribuției asiguratorie de muncă.

În baza Ordonanţei de Urgență a Guvernului nr. 147/2020 , angajatorul recuperează de la stat suma totală pe care o suportă inițial, indemnizația brută care cuprinde: indemnizația netă și taxele aferente care sunt plătite la stat.

Pentru decontarea sumelor plătite, angajatorul depune cererea și documentele justificative, la agențiile pentru ocuparea forței de muncă județene în a cărei rază teritorială își desfășoară activitatea.

Decontarea sumelor plătite cu titlu de indemnizație, se face în termen de 15 zile calendaristice de la data înregistrării cererii și a documentelor justificative.

Documente

Cererea și documentele justificative se transmit electronic sau în format letric, în cel mult 30 de zile de la data efectuării plății contribuțiilor și impozitelor aferente indemnizației.

Modelul cererii și modelul declarației pe propria răspundere, aprobate prin Ordinul nr.1375 din 9 septembrie 2020, pot fi descarcate de pe site-ul ANOFM

 https://www.anofm.ro/index.html?agentie=&categ=4&subcateg=12

The post Acordarea zilelor libere pentru părinți appeared first on Exprom.

În articolul anterior am vorbit despre cum, în perioada de recesiune, lichiditățile își restrâng viteza de circulație și frânează procesele economice. Am vorbit și despre încetinirea circulației mărfurilor, a materiilor prime și materialelor ca urmare a măsurilor de circulație restrictive.

Astăzi dorim să vorbim despre aspecte ce țin de analiza financiară și beneficiile acesteia.

În situația actuală, de mobilitate restrânsă, fiecare dintre noi credem că a efectuat deja o serie de acțiuni, precum:

• actualizarea situației contractelor în derulare;
• calculul potențialului vânzărilor pe următoarele 3 luni și capacitățile de plată ale clienților;
• am ținut aproape furnizorii strategici, am analizat stocurile și capacitățile de producție;
• analiza oportunităților de dezvoltare, de adaptare la cerințele unei piețe în schimbare;
• definirea unor indicatori prin care să fim permanent informați asupra trendului activității;
• implementarea unor măsuri potrivite pentru reducerea costurilor, ca urmare a reducerii activității;
• analiza oportunității externalizării unor activități sau/și etape pentru a asigura flexibilitate în ajustarea volumului de activitate la variațiile pieței.

În analizele financiare efectuate, pe de o parte, urmărim evoluția lunară a veniturilor realizate, pe categorii de produse sau servicii vândute și ca impact al termenelor de încasare pe care ni le-am asumat. Vom ajusta astfel previzionatul veniturilor pentru următoarele 3 luni în funcție de cererea pe piață, calculăm cheltuielile necesare realizării cifrei de afaceri previzionate și stabilim grafice de aprovizionare cu furnizorii pentru achiziția etapizată a materiilor prime/serviciilor care ne sunt necesare. În același timp, actualizăm permanent cash flow-ul pentru a ne asigura solvabilitatea.

Pe de altă parte, analizăm evoluția cheltuielilor lunare pe categorii și calculăm noul prag minim de rentabilitate în funcție de veniturile previzionate și ponderea cheltuielilor fixe în costurile totale lunare de realizare a produselor/serviciilor.

Analiza fiecărei categorii de cheltuieli pe ultimele 3 luni trebuie efectuată prin prisma necesității sale în realizarea cifrei de afaceri și în asigurarea continuității activității. Astfel, vom avea cheltuieli fixe, cu recurență lunară (administrative, chirii, întreținere, abonamente, salarii) și cheltuieli variabile, generate în ciclul de activitate, direct sau indirect legate de volumul vânzărilor.

Cheltuielile fixe trebuie limitate la strictul necesar desfășurării activității, cu urmărirea permanentă a alocării disponibilităților monetare pentru achiziționarea lor.

Pentru ajutor, vom utiliza trei instrumente prin care putem gestiona pârghiile de dezvoltare a afacerii:

1. Cash flow-ul previzionat pe minim 3 luni – prin care urmărim termenele de încasare/plată și ne asigurăm solvabilitatea;
2. Analiza pe categorii de produse/servicii a vânzărilor cu calculul pragului minim de rentabilitate – prin care calculăm costurile totale de producție/execuție pentru fiecare categorie de produs/serviciu și stabilim marja de profit;
3. Bugetul lunar de venituri și cheltuieli – prin care urmărim evoluția lunară a cheltuielilor, în raport cu veniturile realizate și profitul rezultat, în strictă corelare cu bugetul previzionat.

Astfel vom ști în timp util:

1. Ce termene de plată putem oferi clienților în funcție de graficul de plăți;
2. Cât trebuie să producem/vindem pentru a acoperi costurile lunare fixe și pentru a obține profit;
3. Evoluția lunară a veniturilor și cheltuielilor pentru a realiza prognoze pe termen mediu si lung și a corecta eventuale derapaje.

Dacă nu ai încă implementate astfel de sisteme de analiză financiară, pentru ușurarea deciziilor tale, le poți găsi la noi. Specialiștii EXPROM au dezvoltat instrumente ce îți pot fi de ajutor. Informații despre toate acestea găsești în pagina Servicii. Dacă ai nevoie de ajutor, putem împreună să definim modul de raportare de care ai tu nevoie și să îți recomandăm măsuri de corectare a tendințelor negative.

The post Cum stabilizăm ”barca” în valurile recesiunii? appeared first on Exprom.

Gestionarea lichidităților devine în aceste momente, asul din mâneca fiecărui antreprenor și de gestionarea lor corectă depinde reziliența companiei în fața recesiunii sau determinarea creșterii economice a acesteia. Dacă stau, banii își pierd constant puterea de cumpărare, ei trebuie să circule pentru a aduce plusvaloare, drept urmare antreprenorul trebuie să găsească noi oportunități de a scoate banii din buzunarul consumatorului.

O nouă problemă cu care se confruntă acum companiile este lipsa materiilor prime, datorată scăderii importurilor și a reducerii sau a inexistenței producției interne. În acest moment, stocurile pot reprezenta o comoară ascunsă și relația cu furnizorii poate deveni o mină de aur.

Ține aproape cu furnizorii tăi, ei sunt cei care îți asigură materia primă, fără ei nu îți vei putea continua activitatea.

Cu alte cuvinte, este ok să scapi de stocurile de care nu ai nevoie, pentru a debloca resurse monetare, dar nu înainte de a analiza noile nevoi la care poți răspunde în dinamica pieței prin capacitățile tale de producție.

Succesul afacerii depinde acum de flexibilitatea și de viteza de adaptare la nou:

• Fabrici de confecții care redirecționează o parte din materia primă pentru producția de măști și de combinezoane medicale;
• Fabrici de cosmetice și medicamente ce produc dezinfectanți;
• Furnizori de materiale publicitare care fac căști de protecție din plastic;
• Restaurante care livrează mâncare la domiciliu;
• Teatre și filarmonici care transmit spectacole on-line;
• Pensiuni care acoperă necesarul de locuri pentru carantină;
• Producători locali care se aliază și livrează produse proaspete la domiciliul clienților;
• Edituri care creează suporturi de curs electronice pentru educație virtuală.

Acestea sunt câteva exemple de reacții rapide de adaptare la nou și de răspuns la ajutarea comunității în momente dificile.

Arată flexibilitate în relația cu clienții, dar obține garanții pentru termenele de plată convenite. Nu îți permiți acum costurile atragerii unui nou portofoliu de clienți. Deși valoarea comenzilor va scădea și va crește presiunea asupra plăților, este mai ușor de suportat decât stoparea lor.

Fii flexibil în gestionarea forței de muncă, știi ce greu a fost să îți formezi echipa, discută cu ei și găsiți împreună alternative în a continua activitatea și în adaptarea activității companiei la nevoile curente pe piață:

• ia în calcul măsuri de reducere a salariilor înainte de a face disponibilizări ca urmare a reducerii cifrei de afaceri;
• dacă este posibil, oferă program flexibil de muncă sau redu norma de lucru;
• schimbă modul de salarizare pe bază de comision pentru manopera executată acolo unde este posibil;
• formează echipe de mentenanță pentru servicii externalizate.

Desigur, orice demers poate părea ușor de scris în cuvinte dar e mai greu de aplicat. De aceea, noi la Exprom dezvoltăm instrumente ce prelucrează automat informația și o organizează calendaristic pentru:  planificarea resurselor, analiza stocurilor, analiza vânzărilor pe categorii de produse, urmărirea rezultatelor din activitatea curentă, pentru a fi cât mai repede și bine informat. Noi analizăm informația pe care o primim de la tine, semnalăm eventuale tendințe negative și îți recomandăm măsuri de corectare a lor. Și astea sunt doar câteva moduri în care te putem sprijini și ajuta să înțelegi și să iei deciziile cele mai eficiente.

The post Succesul depinde de viteza de adaptare la schimbări appeared first on Exprom.

Cel mai important aspect de urmărit este imaginea bilanțieră a echilibrului financiar prin care este reflectată stabilitatea companiei pe termen lung, gradul de lichiditate și modul de finanțare.

Un echilibru sănătos, este dat de:

• finanțarea nevoilor permanente (imobilizări corporale) din capitaluri permanente (capitaluri proprii și datorii pe termen lung);
• acoperirea nevoilor curente (active circulante) din surse temporare (datorii pe termen scurt).

Un capital permanent  mai mare decât nivelul activelor imobilizate reprezintă o sursă permanentă de finanțare a activității curente pentru:

– creșterea stocurilor;

              – termene de scadență mai mari pentru creanțe;

              – un fond suplimentar de lichiditate.

• • Diferența CP-AI sau AC-DTS este denumită fondul de rulment sau capital de lucru.
  • Pentru a asigura stabilitate pe termen lung, fondul de rulment trebuie să aibă o valoare pozitivă.

Fondul de rulment negativ este un semnal de alarmă și reflectă faptul că numerarul existent și cel generat de vânzarea stocurilor și încasarea tuturor creanțelor nu acoperă valoarea datoriilor pe termen scurt, limitând astfel capacitatea de plată a companiei.

Un nivel ridicat al DTS reflectă ori un nivel al finanțării prin credit comercial peste nivelul sustenabil, ori o utilizare ineficientă a liniilor de credit pentru activitatea curentă. Nu reprezintă un risc doar atunci când ciclul operațional (durata de rotație a stocurilor + durata de colectare a creanțelor) este mai scurt decât termenul mediu de plată către furnizori)

ATENȚIE! la nivelul ridicat al lichidităților, al creanțelor sau al stocurilor ce pot ascunde o blocare și o neutilizare a acestora în ciclul operațional (ex. avansuri de trezorerie nejustificate, stocuri neperformante, creanțe incerte).

Pentru analiza acestora, este necesar calculul ciclului de conversie al banilor, cu ajutorul vitezei de rotație a stocurilor, a duratei de colectare a creanțelor și a duratei de plată a furnizorilor.

O valoare negativă asigură un surplus monetar ce poate fi folosit de companie în proiecte pe termen lung.

O valoare pozitivă a ciclului de conversie, apare atunci când compania își plătește furnizorii mai repede decât încasează din activitatea sa curentă.

Dacă fondul de rulment al companiei este negativ, ar fi indicat să verifici dacă compania figurează cu restanțe la bugetul de stat pe site-ul ministerului de finanțe.

În colaborarea cu aceste companii iți recomandăm să îți diminuezi riscurile de neîncasare prin solicitarea de Bilete la ordin avalizate de administratorii companiilor respective, volumul tranzacțiilor să nu aibă o pondere semnificativă în CA.

The post Vrei să îți asiguri stabilitatea financiară?…. ai grijă cu ce parteneri lucrezi! appeared first on Exprom.

Contabilitatea are rolul de a înregistra pas cu pas fiecare operațiune economică pe bază de documente justificative reglementate legal.

Pentru a transforma evidența contabilă într-un mijloc de informare este necesară optimizarea informației contabile prin includerea a unor parametri specifici, cuantificabili și relevanți precum:

• atribuirea pe centre de profit a cheltuielilor și veniturilor;
• includerea codului de contract în evidența documentelor justificative aferente realizării contractului;
• încadrarea veniturilor și cheltuielilor pe coduri de buget.

Rolul informației contabile este de a oferi baza pentru:

• urmărirea evoluției în timp a activității economice pe centre de profit;
• urmărirea execuției și respectării prevederilor contractuale;
• asigurarea comparabilității informațiilor în timp, de aceea, recunoașterea cheltuielilor trebuie făcută la momentul realizării veniturilor;
• măsurarea și estimarea produsului intern brut (PIB – valoarea de piață a tuturor bunurilor și serviciilor realizate în cadrul granițelor unei țări într-o anumită perioada de timp, inclusiv producția companiilor străine care își desfășoară activitatea pe teritoriul țării, exclusiv producția companiilor autohtone în afara țării.).

Analizând informația contabilă astfel structurată, analistul financiar poate determina:

• costul real de realizare a unei singure unități de produs (serviciu, lucrare, proiect), prin calculul costurilor directe determinate de consumul generat în realizarea ei (materii prime, manoperă, utilități) și adăugarea unei cote părți din costurile de funcționare a companiei, raportată la timpii unitari de execuție;
• costul capitalului de lucru raportat la marja de profit dorită sau la dobânda de referință pe piața financiară, luând în calcul perioada dintre momentul plății costurilor de realizare a produsului și încasarea contravalorii sale;
• costul riscurilor asumate prin politica de garanție și retur;
• pragul minim al prețului de vânzare contractual, cunoscând costul real, costul capitalului de lucru și cota din costurile de risc;
• mix-ul optim de produse, maximizând randamentul capitalului investit, prin compararea marjelor de profit obținute pentru fiecare produs pe piața de desfacere, în raport cu evoluția cererii și mediul concurențial;
• ajustarea în timp a prețurilor prin creșterea randamentelor (tehnologizare, externalizare servicii, optimizare procese), în funcție de evoluția capacităților de producție și de desfacere.

Urmărind evoluția unitară în timp, se pot identifica drapaje și se pot căuta soluții de optimizare a costurilor și a mix-ului de produse.

Pentru optimizarea costurilor se analizează procesele consumatoare de timp și se calculează oportunitatea de a investi în tehnologie pentru automatizarea acestora sau externalizarea lor la un cost mai avantajos cu garantarea calității, crescând astfel capacitatea de producție.

În funcție de cererea pe piață, se poate ajusta procesul de producție, minimizând perioadele de stocaj și costurile de depozitare atât pentru materii prime cât și pentru produsele realizate, crescând astfel viteza de rotație a capitalului de lucru.

The post Cum găsesc soluții de a crește randamentul afacerii mele? appeared first on Exprom.

Ca parte a procesului de controling urmărirea fluxului monetar este indispensabil pentru planificarea resurselor monetare pe termen scurt și mediu.

Gândit ca un tablou al situației lichidității societății, ce pornește de la imaginea detaliată a creanțelor și datoriilor curente grupate pe termene scadente, devine un instrument de bugetare și previziune prin adăugarea: cheltuielilor fixe lunare, a previziunilor de vânzări și a costurilor generate de realizarea acestora, precum și a ratelor de capital (la data la care acestea devin scadente).

Astfel, un flux monetar bine structurat oferă informații exacte despre nivelul de lichiditate la intervale specificate (zile, săptămâni, luni), gestionează angajamentele prin prisma:

• urmăririi scadenței instrumentelor,
• evidenței ratelor contractuale,
• evidenței plăților lunare fixe
• urmăririi închiderii la scadență a soldurilor client furnizor.

Având în avans imaginea evoluției fluxului monetar se pot preveni eventuale dezechilibre în balanța de încasări/ plăți și interveni cu soluții de echilibrare.

Printr-o analiză a fluxului monetar pe proiecte/cicluri de producție se calculează timpii de realizare și presiunea asupra numerarului generată de termenele de încasare/plată aferente, facilitând astfel stabilirea termenilor contractuali cei mai favorabili pentru implementarea proiectului.

Ca urmare a decalajului de timp între momentul realizării cheltuielilor și obținerii veniturilor, balanța plăților și a încasărilor poate fi echilibrată prin negocierea plății la termen a furnizorilor, care să acopere ciclul de producție și o parte din termenele de încasare acordate clientului, în vederea evitării presiunilor asupra disponibilităților societății.

Folosind Money Control Board, instrumentul creat de EXPROM pentru gestionarea resurselor monetare, managerul primește cu regularitate răspuns la întrebări frecvente în procesul decizional ca:

• unde îmi sunt banii?
• care este gradul de lichiditate al profitului?
• îmi permit să demarez o investiție?
• pot să plătesc dividente?
• care este limita creditului comercial ca politică de vânzări pe termen mediu?
• care este ciclul monetar al capitalului investit?

Prin simpla evidență a rulajelor istorice pe facturi, instrumentul facilitează urmărirea realizării etapelor contractuale aferente.

Glosar termeni

Flux de trezorerie – contabilitatea trezoreriei asigură evidența existenței și mișcării acțiunilor deținute de entitățile afiliate, altor investiții pe termen scurt, disponibilităților în conturi la bănci sau casierie, creditelor bancare pe termen scurt și a altor valori de trezorerie.
(Reglementări contabile conforme cu directivele europene aprobate prin OMFP nr. 1752/2005, Georgeta Petre, Alexandra Lazăr, Elena Iordache, București, Ed. Irecson 2006, pg.319)

Controllingul – reprezintă un set de activități necesare pentru a conduce și coordona activitățile întreprinderii. Departe de a avea rolul de „control”, cu aspect punitiv, controllingul are rolul de a coordona toate procesele unei întreprinderi în scopul scăderii costurilor, maximizării încasărilor și îndeplinirea obiectivelor strategice ale întreprinderii.

(https://ro.wikipedia.org/wiki/Controlling)

Datorie-obligație actuală a entității ce decurge din evenimente trecute și prin decontarea căreia se așteaptă să rezulte o ieșire de resurse care încorporează  beneficii economice;
(Reglementări contabile conforme cu directivele europene aprobate prin OMFP nr. 1752/2005, Georgeta Petre, Alexandra Lazăr, Elena Iordache, București, Ed. Irecson 2006, pg.25)

Creanțe – Drepturi patrimoniale pe baza cărora creditorul poate să solicite debitorului să-și îndeplinească obligațiile prevăzute sau drepturile creditorului de a pretinde debitorului să dea sau să facă ceva în contul lui.
(Concepte și expresii importante pentru aplicarea legislației fiscale din Romania – Gheorghe M Voinea, Angela Boariu, Mircea Soroceanu)

Bugetul – este un plan financiar pentru o perioadă viitoare. Trebuie observat, în mod special, că bugetul reprezintă un plan, nu o prognoză.
(Contabilitatea și finanțele pe înțelesul tuturor – Peter Atrill, Eddie McLaney, pg.302)

Cheltuielile entităților economice– reprezintă sumele sau valorile plătite sau de plătit pentru: consumurile, lucrările executate și serviciile prestate de care beneficiază entitatea, cheltuieli cu personalul, executarea unor obligații legale sau contractuale. De asemenea, în cadrul cheltuielilor se mai cuprind amortizările, și provizioanele constituite, valoarea activelor cedate, distruse sau dispărute, ori alte consumuri legate de evenimente extraordinare.
(Contabilitatea financiară românească – prof.univ.doctor IACOB PETRU PÂNTEA, profesor GHEORGHE BODEA, Ed. Intelcredo, martie 2006)

The post Money control Board – cash flow appeared first on Exprom.

Astăzi mi-am propus să vă vorbesc despre BUGETUL DE VENITURI ŞI CHELTUIELI al firmei.

Scopul meu este să vă fac să conştietizaţi rolul bugetului şi de ce e foarte bine să-l utilizaţi ca să vă puteţi schimba viaţa.

Ce conţine un buget? Venituri, cheltuieli, excedentul sau deficitul, economiile, investiţiile.

Cum întocmim un buget de venituri şi cheltuieli? Putem să-l facem de la zero fără a lua în calcul ce a fost în urmă, dar cel mai bine este să ne uităm la istoric, la trecut şi apoi vom previziona elementele pentru viitor.

Pentru a întocmi un buget avem nevoie în linii mari de: un formular de buget – standardizat, apoi fundamentarea  şi completarea bugetului previzionat, execuţia bugetului prin trecerea elementelor realizate şi stabilirea diferenţelor.

Ştiţi cum este să începi să lucrezi cu un buget? Precum atunci când aţi condus prima dată maşina. Gândiţi-vă cum a fost atunci. La început a fost greu, dar după multă practică şofatul a devenit o a doua natură. În cele din urmă nu v-aţi mai făcut griji în legatură cu felul în care conduceţi, ci cu locul unde vreţi să ajungeţi. Aşa şi cu bugetul, la început va fi mai greu, dar cu timpul veţi observa că va fi foarte simplu şi vă va pune ordine în viaţă şi linişte în suflet.

Îmi aduc aminte că la un moment dat, prin 2009, a venit la noi la EXPROM un client care avea mari probleme de cash şi nu mai ştia ce să facă, fiind în stare aproape de insolvenţă. Proprietarii erau disperaţi deoarece aveau credite foarte mari. Era o firmă de producţie şi distribuţie materiale de construcţii cu un rulaj de câteva zeci de milioane de lei, cu un efectiv de peste 150 de salariaţi, căreia în plină criză financiară îi scăzuse cifra de afaceri cu aproximativ 70%. Am solicitat să-mi spună ce decizii au luat şi dacă utilizează un instrument de raportare financiară. Am rămas stupefiat să aflu că nu aveau nici un instrument de raportare, ba mai mult aveau acelaşi număr de personal ca înainte de izbucnirea problemelor. Într-un timp scurt şi în regim de maximă urgenţă am întocmit un buget pe ultimii 5 ani din care am constatat exact problemele existente şi pe baza căruia s-au putut lua imediat deciziile care se impuneau (unele chiar grele…) şi care a fost implementat ca şi sistem de raportare financiară şi astfel firma a fost salvată … există chiar şi astăzi…  Şi ştiţi ce este mai important, că după atâţia ani, deşi nu mai este clientul nostru, mă întâlnesc cu oameni din acea firmă şi îmi spun că încă folosesc acel instrument, care s-a dovedit a fi simplu, clar şi eficient.

Un buget de venituri şi cheltuieli poate aduce o serie de avantaje :

1. Putem conştientiza pe ce se duc banii şi unde am putea ajusta;
2. Cunoaştem exact sursele de venit şi cum sa le creştem şi să sporim numărul lor;
3. Vom reuşi să planificăm cheltuielile şi să facem diferenţa între CE ESTE NECESAR şi CE AM VREA;
4. Putem scăpa de multe datorii şi vom conştientiza să nu facem altele;
5. Vom planifica exact momentul când am putea să achiziţionăm ceva de o valoare foarte mare;
6. Vom învaţa să fim mai realişti, mai structuraţi şi mai disciplinaţi;
7. Vom economisi;
8. Vom deveni mai motivaţi.

Lucrul cu un buget de venituri şi cheltuieli presupune rigoare şi disciplină şi de aceea spun că este precum o dietă alimentară. Aşa cum într-o dietă trebuie să alegem ingredientele şi să le pregatim întro ordine strictă, clară. Aşa şi cu bugetul, trebuie să completăm toate elementele, veniturile şi cheltuielile, pe care mai apoi trebuie să le urmărim cu stricteţe.

Dave Ramsey, unul dintre cei mai buni şi cunoscuţi oameni care se ocupă de educaţie financiară, spunea: “Dacă vrei ceva ce nu ai avut niciodată, trebuie să faci ceva ce nu ai făcut niciodată”.

 În concluzie, vă asigur că bugetul de venituri şi cheltuieli al firmei, pe lângă faptul că vă ajută să vă administraţi eficient banii, vă ajută şi să fiţi mai organizaţi, mai responsabili şi mai realişti.

The post Bugetul firmei appeared first on Exprom.

Pentru că la EXPROM lucrăm cu informații contabile, șabloanele de lucru ne sunt de un real folos și am creat baze de date pe specificul fiecărui proces. Centralizate, informațiile au devenit mai ușor de urmărit, de verificat, de analizat și ușor de sintetizat în modele de raportare unitară, mulate pe cerințele de management specifice fiecărui client.

Cum orice activitate presupune executarea unui set de procese cu recurență cel puțin lunară, unele etape se dovedesc redundante și mari consumatoare de timp.

Astfel, la EXPROM am dezvoltat instrumente de lucru și de analiză financiară ce constituie suport pentru management, pliate pe nevoile clienților noștri, destinate să reducă semnificativ timpii de acces la informație pentru manageri.

Este mult mai ușor să planifici fluxurile monetare dacă ai un instrument care centralizează informația contabilă privind sumele de încasat sau de plătit pe scadențe viitoare, dispuse calendaristic și e la fel de ușor să afli și pe ce ai cheltuit banii până acum, dacă clienții tăi nu respectă termenele de plată sau depășesc plafoanele de comenzi. Din acest motiv am creat instrumentul Money Control Board, la care de curând am adăugat o machetă pentru urmărirea execuției contractuale.

Pe parcursul analizelor financiare efectuate pentru clienții noștri, am identificat niveluri ridicate al stocurilor raportat la nevoile ciclului operațional, fapt ce bloca importante sume de bani din ciclul operațional.  Pentru a simplifica procesul de optimizare al stocurilor am creat instrumentul Supply Management, care centralizează necesarele, calculează timpii optimi de livrare și nivelul minim al stocurilor tampon.

Pentru că timpul e prețios pentru fiecare din noi, am identificat nevoia unui instrument pentru evidența pontajului pe ture de lucru pentru clienții noștri cu mai multe locații. Cu Pontaj Direct am scurtat timpii de întocmire a pontajelor, automatizând calculul orelor lucrate în foaia colectivă de prezență. Centralizând orele nelucrate într-un tablou unitar, instrumentul permite generarea de rapoarte individuale pe salariat privind prezența la muncă.

Cu instrumente personalizate create pe o structura unitară, timpul de raportare se reduce doar la actualizarea bazei de date. Procesul de sintetizare a informației se face automat, riscul erorilor de calcul este eliminat, iar structura raportului, pliată pe nevoile de informare, este aceeași pentru fiecare raportare.

Un beneficiu real resimțit în utilizarea acestor instrumente este uniformizarea raportării și comparabilitatea în timp a informațiilor. Datorită bazei de date actualizată periodic, instrumentele facilitează compararea evoluției pe intervale de timp a indicatorilor analizați, sub formă de grafice sugestive, aducând un plus raportărilor lunare.

The post Cum câștigi timp appeared first on Exprom.